Assistent

Publiceringsdatum: 2019-06-17

Om arbetsplatsen

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

I funktionsstödsförvaltningen arbetar drygt 2400 medarbetare med att tillsammans skapa och utveckla ännu bättre stöd och service till personer med funktionsnedsättning. Våra verksamheter finns inom LSS, socialpsykiatri, personlig assistans, ledsagare och avlösare. Även svårt sjuka barn som vårdas i hemmet ingår i vårt uppdrag. Vi arbetar för allas rätt till god hälsa, möjlighet till arbete och sysselsättning och att kunna delta i samhället utifrån sina förutsättningar. Var med och skapa ett meningsfullt och gott liv för Malmöbor med psykisk, intellektuell eller fysisk funktionsnedsättning!

Strategiska avdelningen har fyra enheter vars uppdrag är att säkerställa och bidra till god kvalitet och utveckling inom förvaltningen. Uppdragen spänner över hela förvaltningen men har även funktioner som arbetar övergripande inom Malmö stad. Tjänsten är placerad på enheten kvalitet och utveckling.

På enheten arbetar vi med flera olika områden som t.ex. övergripande kvalitetsarbete, att utveckla och implementera kvalitetssystem, utbildningar och projekt- och processtöd, samt FoU-frågor. I enheten finns också förvaltningens kansligrupp, där du som assistent är en viktig person, tillsammans med huvudregistrator, nämndsekreterare och arkivarier. Gruppen sitter tillsammans och samarbetar i många frågor.

Arbetsuppgifter

Som assistent på funktionsstödsförvaltningen har du en viktig roll där du stöttar chefer och kollegor.
Du kommer att vara spindeln i nätet och stödja avdelningen, och i vissa fall övriga avdelningar i proaktiva processer. Exempel på arbetsuppgifter som ingår i rollen assistent är:

• Vara support och backup till kansliets huvudregistrator och nämndsekreterare, exempelvis med diarieföring samt utbetalningar av nämndens arvode.
• Vara en verksamhets avdelningsregistrator.
• Samordna förvaltningens HLR och grundläggande brandskyddsutbildningar, samt vissa övriga utbildningar.
• Direktupphandlingar.
• Mötes- och konferensbokningar, logistik kring möten.
• Administrera avdelningens SharePoint-sidor och Komin-sidor, samt vara ansvarig för att ge vissa behörigheter via IT-kompassen.
* Kontera fakturor för avdelningen i Ekot.

Visst administrativt stöd åt förvaltningsdirektören.
Övriga förekommande administrativa uppgifter.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har en gymnasieutbildning och minst ett års arbetslivserfarenhet av likvärdiga arbetsuppgifter samt erfarenhet av att arbeta i ekonomi- och/eller ärendehanteringssystem.
Det är meriterande om du har erfarenhet av liknande arbete - gärna inom offentlig sektor.

Du har ett genuint intresse för service och administration i en stödjande roll.
För att vara framgångsrik i rollen är du en flexibel och serviceinriktad problemlösare som tar sig an varierande arbetsuppgifter med en positiv och prestigelös inställning.
Vidare ser vi att du är bra på att prioritera, även under stressiga perioder och du levererar i tid utan att tumma på struktur och kvalitet.
Du kommer att hantera sekretessbelagda uppgifter vilket ställer höga krav på din integritet.
Det är viktigt att du visar intresse och förståelse för andra och bidrar till att skapa en positiv laganda.
Du är bekväm med såväl svenska som engelska språket, i både tal och skrift.
Du är en effektiv användare av Officepaketet.
Meriterande är kunskap i Platina och Ekot eller andra likvärdiga system.

Anställningens omfattning

Anställningsform: Tidsbegränsad anställning

Erfarenhet: Erfarenhet krävs

Omfattning: Heltid

Varaktighet: 6 månader eller längre

Tillträde: Vikariatet varar cirka ett år. Tillträde i augusti 2019 eller enligt överenskommelse.

Antal platser: 1

Ansökan

Ansök senast: 2019-07-01

Referensnummer: 177-19-116

Kontaktpersoner

  • Susanne Andersson (till 20 juni)
  • Enhetschef
  • 0734-026064
  • Maria Kärrman (från 24 juni)
  • Enhetschef
  • 073-2329376

Fackliga företrädare

  • Kristina Ekholm
  • Vision
  • 040-344834

Övrigt

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

Befattningen ledigförklaras under förutsättning att den ej behöver tas i anspråk av i kommunen redan anställd personal.

Ansökningarna kommer att behandlas utifrån de uppgifter som registreras i din digitala ansökan. Var därför noga med att föra in alla utbildningar, erfarenheter och meriter du vill göra gällande på ett korrekt sätt innan ansökan skickas iväg.

Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till Visma Recruit 0771- 693 693. Frågor om specifika jobb besvaras av den rekryterare eller kontaktperson som anges i annonsen