Junior Administration Officer

Sous la supervision du Responsable Administratif & Financier de la Fondation Strømme Mali, le/la Junior Administration Officer du bureau du Mali est chargé(e) de la répartition des appels téléphoniques, la gestion du courrier papier et électronique, la gestion et l'archivage des dossiers de nature administrative, la saisie des données dans le système, la planification du calendrier des rendez-vous de la direction et/ou de ses collègues. La facilitation des sollicitations logistiques/achat

 L'accueil des visiteurs en faisant preuve de professionnalisme/adopter une attitude accueillante et respectueuse et s'habiller de manière appropriée.

JD Junior Administration Officer

§  Saisir et enregistrer des documents administratifs ;

§  Réceptionner, enregistrer, émettre et classer des courriers ;

§  Gestion du calendrier de la Directrice ; 

§  Gestion des rendez-vous de la Directrice ;

§  Réceptionner les factures, les enregistrer et les soumettre à la comptabilité ;

§  Tenir le registre des courriers ;

§  Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants ;

§  Recevoir et orienter les visiteurs ;

§  Traiter et ventiler les informations à l'interne ;

§  Mettre tous les accords (accords ONG) sur Teams ;

§  Archivage des documents ;

§  Etablir les ordres de mission ;

§  Effectuer les travaux classiques de secrétaire et coordination de projets et d'événements internes (photocopies/ impressions, reliure, scan, Servir des collations aux visiteurs à la demande des responsables...etc.) ;

§  Faire la mise à jour des bases de données telles que le répertoire téléphonique des partenaires, des fournisseurs, et du personnel etc ;

§  Participer aux réunions et faciliter les comptes rendus ;

§  Gérer le stock de fourniture du bureau, enregistrer toutes les demandes, alerter la logistique en cas de rupture de stock, assurer un suivi des demandes et utilisation des fournitures ;

§  Préparer les inventaires conformément aux délais établis ;

§  Appuyer l'administration en facilitant les fonctions basiques en logistiques/Achat ;

§  Toutes autres tâches demandées par l'administration.

§  Avoir un diplôme minimum Bac+2 en secrétariat de direction ; administration ou un équivalent ;

§  Avoir au moins 3 ans dexpérience dans un poste similaire ;

§  Avoir travaillé dans un projet de développement ou une ONG est un atout ;

§  Avoir une bonne aptitude organisationnelle du travail ;

§  Avoir une très bonne capacité daccueil et relationnel avec les visiteurs ainsi que le personnel ;

§  Avoir un grand sens de la confidentialité ;

§  Avoir une grande capacité décriture synthétique ;

§  Avoir une maitrise parfaite de loutil informatique (Word, Excel, Power point, Microsoft Outlook et Internet) ;

§  Avoir un Esprit dinitiative de discrétion et dhonnêteté ;

§  Avoir une maitrise parfaite du Français écrit et oral ;

§  La maitrise de lAnglais serait atout ;

Stromme Foundation is committed to diversity and inclusion, and is certified as a gender equality workplace.

La Fondation Strømme est une Organisation qui prône les valeurs de justice, de respect, et de solidarité soutenue par la dignité humaine. Elle est engagée pour légal accès à lemploi, pour la protection des enfants et léquité du genre et ses procédures de recrutement reflètent ces valeurs.

La Fondation Strømme pratique une politique de zéro tolérance vis-à-vis de la fraude, corruption, exploitation et abus sexuel, et toute autre forme de violence basée sur le genre

 Les candidatures féminines sont fortement encouragées. 

Les membres du personnel de la FS doivent être fidèles aux valeurs fondamentales et à l'inspiration qui guide l'organisation et démontrer un engagement constant envers les idéaux et la vision de l'organisation.

 PROCESSUS DU RECRUTEMENT : Présélection de dossiers suivi dun entretien. Seuls(es) les candidats/tes présélectionnés seront contactés. 

NB : La Fondation Strømme ne demande jamais de paiement dargent à aucune étape du recrutement ni par transfert ni directement en espèce ni par virement.