About the workplace
Vill du vara med och göra Gävle ännu bättre med oss? I Gävle kommun arbetar vi engagerat tillsammans för att kunna erbjuda våra invånare en trygg och inspirerande miljö. Vi erbjuder dig en tillitsfull arbetsplats där du kan utvecklas i ditt arbete och växa som människa. Välkommen med din ansökan!
Du blir en del av en arbetsgrupp bestående av enhetschef, två förste barnsekreterare och 17 barnsekreterare samt vårt administrativa stöd. Vår arbetsplats är centralt belagd i Gävle. Vi har ett nära samarbete med Familjehemsenhet -Stöd.
Work tasks
Vill du bidra till trygghet och kvalitet i barn och familjers vardag? Som administratör hos oss blir du en central del i familjehemsvården och stödjer både handläggare och chefer i deras viktiga arbete. Hos oss blir du en del av ett sammansvetsat team som kombinerar professionalism med ett empatiskt hjärta.
Som administratör säkerställer du att ärenden, beslut och dokumentation hanteras korrekt och ger administrativt stöd till handläggare och chefer. Du ansvarar för ett brett spektrum av administrativa uppgifter och ser till att verksamhetens processer fungerar smidigt. I rollen kommer du även att stötta andra enheter inom Socialtjänsten genom att täcka upp med administrativa uppgifter vid frånvaro eller när verksamheterna har behov av extra stöd.
Dina arbetsuppgifter är bland annat:
- Bevaka verksamhetens funktionsbrevlåda.
- Aktualisera ärenden vid inkomna handlingar.
- Hantera och registrera inkommande handlingar och beslut.
- Ge administrativt stöd till handläggare i handläggningsprocesser.
- Rekvirera registerutdrag och hantera avtal.
- Granska underlag för ekonomiska utbetalningar och arvoden.
- Hantera fakturor och beställningar.
- Organisera fysiska akter och arkiv.
- Ta fram och uppdatera rutiner och lathundar.
Intervjuer för dessa tjänster kommer att ske under veckorna 15 och 16.
I samband med rekryteringsprocessens slutskede kommer du som slutkandidat att ombes komplettera din ansökan med ett utdrag ur belastningsregistret för arbete med barn i annan verksamhet än skola och barnomsorg.
Qualifications
Vi söker dig som är strukturerad, noggrann och lösningsfokuserad. Rollen kräver effektiv planering och organisering av dokumentation, möten och uppföljningar, samt god kommunikations- och samarbetsförmåga med familjehem, kollegor och myndigheter.
För att vara aktuell för tjänsten har du:
- Gymnasieutbildning inom administration eller ekonomi, alternativt annan utbildning eller erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
- Minst ett års erfarenhet av administrativt arbete inom socialtjänsten.
- Erfarenhet av fakturahantering.
- Erfarenhet av verksamhetssystemet Treserva.
- Mycket goda IT-kunskaper inom Office 365 och god kunskap i svenska språket.
Det är meriterande om du har följande:
- Erfarenhet av Outlook, Flexite, Teams, Proceedo och Power BI.
- Erfarenhet av att ta fram och presentera statistik på ett pedagogiskt vis.
- Erfarenhet av att göra utbetalningar till uppdragstagare eller klienter.
- Erfarenhet av rapportering till Inspektionen för vård och omsorg (IVO)
Så lyckas du i rollen som administratör:
- Du skriver tydligt och välstrukturerat samt anpassar dina texter efter målgruppen.
- Du planerar och organiserar effektivt, har en god struktur och kan prioritera arbetsuppgifter.
- Du ser möjligheter istället för problem och tar initiativ för att finna praktiska och kreativa lösningar.
- Du arbetar effektivt i team, lyssnar på andra, bidrar med egna idéer och främjar ett gott samarbetsklimat.
- Du har ett gott bemötande, samarbetar väl med andra och värnar om hög kvalitet i allt du gör i enlighet med Gävle kommuns värdegrund.
Vi ser fram emot din ansökan och att få välkomna dig till vårt team!
Scope of employment
Commencement : 2026-05-01
Eller enligt överenskommelse
Other
Vi erbjuder dig
Du är viktig för oss! Som medarbetare i Gävle kommun har du
• generösa semestervillkor och som nyanställd har du dessutom rätt till betald semester redan under ditt första anställningsår
• ersättning för friskvård och motion när du är anställda mer än tre månader
• flera olika försäkringar via våra kollektivavtal, till exempel ingår sjukförsäkring och arbetsskadeförsäkring.
Läs mer om våra förmåner här: https://www.gavle.se/formaner
Vår värdegrund
Kvalitet, bemötande och samarbete är de viktigaste framgångsfaktorerna för att lösa vårt uppdrag på bästa sätt. För att göra rätt saker och agera klokt i vår vardag är det viktigt att vi utgår från våra gemensamt uttalade värderingar.
Läs mer om oss som arbetsgivare och hur det är att arbeta i Gävle kommun här:
https://www.gavle.se/jobbahososs
Här kan du läsa mer om vår organisation:
https://www.gavle.se/organisation
Gävle kommun hör till finskt förvaltningsområde. Om du därför utöver våra övriga kompetenskrav även talar finska, kan det vara en merit.